Wir sind die HIH. Wir sind einer der führenden Anbieter von ganzheitlichem Investmentmanagement für Immobilien und alternative Investments in Deutschland. Als Unternehmensgruppe bieten wir institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses – von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis zum Asset Management.
Office Manager / Assistenz (m/w/d) im Property Management
Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eine neue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Hamburg.
Dein AufgabengebietAls Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management hältst Du unseren Objektteams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Vorgänge zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.
- Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
- Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
- Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
- Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
- Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil
- Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Freude an der Zusammenarbeit im Team und an organisatorischen Aufgaben
Von Vorteil sind Kenntnisse in immobilienbezogenen IT-Systemen, allen voran SAP RE-FX.
Wir bieten Dir- Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
- Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
- Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
- Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
- Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
- Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
- Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
- Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke
Simon Thebelt
Human Resources
